El ICCADVISER (Consultores en Sistemas de Gestión) Le ofrecemos 10 consejos para completar con éxito tu auditoría.
Consejo ° 1: Hay que hacer atractivo el papel del auditor «Sin auditor, no hay auditoría». Muy a menudo, esta tarea está mal considerada. «Para tener éxito en generar interés en esta misión, puedes jugar la carta de bonificación», pero también puedes tener en cuenta la carga de trabajo adicional , valora esta tarea fuera de lo común, lo que permite comprender mejor lo que está haciendo el otro. Esta misión debe verse como una palanca para hacer crecer la empresa, más que como una restricción impuesta .
Consejo ° 2: Identifique a las personas adecuadas .Una vez que haya reunido su equipo de auditores potenciales, deberá elegir a las personas adecuadas. Será necesaria toda su sagacidad para identificar a los candidatos adecuados, porque «la función de auditor interno en un sistema de gestión no es un papel que deba tomarse a la ligera». Los auditores deben tener un perfil compatible con sus funciones: buenos comunicadores, cosdiales, de mente abierta, íntegros, analíticos, capaz de llegar a la información que se necesita confirmar y conocimientos técnicos de la empresa. Se debe contar con una lista de cualidades específicas que permiten una clasificación muy selectiva. Y evita caer en el error clásico. “Se tiene una lista de auditores aprobados por haber llevado un curso, pero sin experiencia y sólo por eso ya los consideras auditores aptos”. Eso no funciona. Tienes que salir de un sistema clásico empresarial y pensar tanto en las habilidades interpersonales como en los conocimientos técnicos. »
Consejo ° 3: Capacite a sus auditores seleccionados, luego, cada uno de los auditores seleccionados debe recibir capacitación en técnicas de auditoría y en puntos de referencia. ¿Cuánto tiempo lleva capacitar adecuadamente a los auditores? Depende de los procesos y su complejidad, pero de una auditoría interna estándar en ISO 9001, dos días de formación teórica sobre los hallazgos (un requisito, un fallo, una prueba), sobre el repositorio y sobre las habilidades interpersonales . A menudo se requiere formación / acción. Este último paso no debe pasarse por alto, ya que a menudo es el que permite a los oyentes adquirir los conocimientos teóricos adecuados.
Consejo ° 4: Formaliza un procedimiento para prepararse adecuadamente para esta capacitación, el responsable del proceso habrá elaborado varios documentos. Comenzando con un procedimiento de auditoría preciso, que transmitirá y explicará (durante la capacitación) a los auditores. “Es importante porque proporciona un marco coherente para llevar a cabo auditorías que serán realizadas por muchas personas. Rige la planificación, la realización, el informe. »
Consejo ° 5: Construya su metodología como elemento constitutivo de este procedimiento, también debe explicarse claramente la metodología utilizada. Diagrama de Ishikawa, método de los 5 porqué, etc.
Un consejo: alternar el uso, porque son complementarios. Y tienen la ventaja de ser lo suficientemente simples como para aprender rápidamente, con un poco de práctica. La parte de preguntas no es la más compleja en comparación con la síntesis, que requiere mucha más práctica. «
Consejo ° 6: Concéntrese en prepararse para las auditorías “Este es un paso crítico, que puede determinar el éxito o el fracaso de una auditoría. La preparación permite tener en cuenta todos los elementos para dominar el tema, sobre todo porque no es la actividad diaria de los auditores. Hay que inducirlos a interactuar con los responsables de los procesos, consultar la documentación, etc. ”.
Otros consejos preparatorios: Los auditores también deben asegurarse de que las personas auditadas estén disponibles y deberán tomarse el tiempo de acuerdo con el número de personas a entrevistar.
Consejo ° 7: Enseñe a sus auditores a escuchar Incluso si ha seleccionado personas con habilidades auditivas naturales, hay algunas lecciones que aprender. «Tienes que ser capaz de tranquilizar al auditado, romper sus barreras, lo que requiere habilidades interpersonales específicas, una habilidad para hacer preguntas. Luego, el auditor debe llegar al fondo del asunto, asegurándose de que la actividad sea conforme. El escuchar es necesario, porque el resultado positivo o negativo depende de la respuesta. La reformulación también es importante para poder evaluar. »
Consejo ° 8: Haga que los auditores se comuniquen además de escuchar, los auditores también deberán ser escuchados y deben comunicarse. Y si el trabajo preparatorio recae en la persona responsable del proceso (para anunciar la auditoría previa), el auditor asume el control a partir de entonces. Hay fases obligatorias, cifras impuestas. Las reuniones de apertura y cierre, por ejemplo. Existe una comunicación de abajo hacia arriba, como parte de la transmisión de hallazgos al gerente, pero también una comunicación horizontal, para mantener informados a los auditados. Si hay una brecha entre el proceso y la implementación, el auditor debe notificar al auditado. Este último no debe sorprenderse, de lo contrario el sentimiento de traición acecha. El auditor debe estar en la búsqueda de identificar puntos de conformidad en su defecto de puntos de mejora, más que en señalar con el dedo. El objetivo es la mejora.
Consejo ° 9: Solicite una sesión informativa para utilizar la auditoría.Una auditoría no comunicada es mucho tiempo y energía en vano. Es por eso que necesita exigir un informe adecuado a sus equipos. ¿Cómo fue la auditoría desde una perspectiva general? Sobre todo, solicite un resumen, una descripción general rápida, para saber si su auditoría es realmente utilizable. Si es así, debería poder ver un informe que coincida con el descrito en su procedimiento. Es sólo gracias a estos elementos de resumen que el gerente podrá identificar los ejes principales, tanto fortalezas como debilidades. Y por último, le permitirán poner en marcha un plan de acción, porque la auditoría es una herramienta para la mejora continua, diseñada para corregir desviaciones, identificar riesgos, buscar acciones correctivas o incluso para fomentar y difundir buenas prácticas.
Consejo ° 10: No olvides seguir las acciones. Una vez que se haya establecido este plan de acción, deberá llevar las acciones a la gerencia y / o auditados. «Como tal, el auditor posiblemente puede reanudar su auditoría para evaluar la eficacia de las acciones tomadas. « Este procedimiento, desde la fase de preparación de la auditoría hasta el seguimiento de las acciones, pasando por la implementación de la auditoría, requiere una metodología y herramientas específicas.